1. Quelles sont les nouveautés de l'import ?
L’importation et la modification d’utilisateurs a été entièrement repensée pour vous offrir une expérience plus fluide, plus fiable et plus contrôlée.
Ce qui change :
Un seul outil pour gérer tous les types d’actions : ajout, modification, désactivation, mise à jour globale.
Une nouvelle page dédiée à la gestion des imports pour consulter plus facilement l’historique et les détails.
Un système de correspondance des champs pour mapper facilement vos fichiers, vos colonnes avec la structure de la plateforme.
Une étape de récapitulatif avant application pour valider les changements en toute sécurité.
Un traitement en arrière-plan (asynchrone) pour ne pas bloquer votre navigation.
2. Quels types d’imports sont possibles ?
Ajouter de nouveaux utilisateurs
Ajoutez plusieurs utilisateurs en une seule fois. Les doublons (emails déjà présents) sont ignorés automatiquement.
Mise à jour globale des utilisateurs
Met à jour toutes les informations des utilisateurs existants, sur la base des colonnes disponibles dans l'import.
Les utilisateurs du fichier d'import non présents dans la base utilisateur seront créés.
Les utilisateurs existants absents du fichier d'import seront désactivés.
Idéal pour synchroniser tous vos utilisateurs avec une base RH ou un fichier de référence.
Modification des utilisateurs
Modifiez uniquement les champs que vous renseignez dans le fichier (ex. : nom, rôle, localisation,...).
Aucune autre donnée n’est modifiée. Aucun utilisateur est crée ou désactivé.
Désactiver des utilisateurs
Désactive les utilisateurs présents dans le fichier en fonction de leur email.
Les utilisateurs désactivés peuvent toujours accéder au détail de leurs précédentes commandes réalisées.
Modifier les adresses email (changement de domaine)
Change le domaine de l’adresse email des utilisateurs
(ex : @ancienne-entreprise.com → @nouvelle-entreprise.com).
Attention, à utiliser avec précaution, le changement est définitif et ne nécessite pas de double validation.
3. Quels formats de fichier sont acceptés ?
Vous pouvez utiliser :
.xls, .xlsx
.csv
Le fichier doit contenir les colonnes essentielles (comme l’email). Le reste est libre, et vous pourrez facilement faire la correspondance avec les champs de la plateforme lors de l’import.
4. Comment fonctionne l'ajout de nouveaux utilisateurs ?
Sélection de l’action : Choisissez l’option “Ajout de nouveaux utilisateurs” depuis l’interface d’import.
Import du fichier : Importez un fichier au format .xls ou .csv.
Vous pouvez :
Utiliser notre modèle proposé directement sur la page
Ou partir de votre propre fichier, tant qu’il contient trois colonnes distinctes : prénom, nom, et email (champs obligatoires).
Correspondance des champs : Une étape de matching automatique vous est proposée pour faire correspondre les colonnes de votre fichier avec les champs attendus.
Vous pouvez ajuster manuellement ces correspondances si besoin.
Traitement en arrière-plan : Le fichier est traité de manière asynchrone. Vous êtes notifié par email dès que le récapitulatif est prêt.
Récapitulatif à valider : Un résumé complet vous est présenté : utilisateurs ajoutés, déjà existants, erreurs détectées.
Validation manuelle : L’import n’est appliqué que si vous validez. Vous gardez ainsi le contrôle jusqu’à la dernière étape.
Attention, l'import est une action définitive et entraînera la modification permanente de la base de données utilisateurs. Une fois confirmée, l'importation ne pourra plus être annulée, et les modifications (ajouts, mises à jour, désactivations) seront appliquées immédiatement.
5. Comment fonctionne la modification d'utilisateurs ?
Il existe deux façons de modifier les informations des utilisateurs via l’import.
À choisir selon votre besoin : mise à jour globale ou modification ciblée.
5.1. Option 1 : Mise à jour globale des utilisateurs
Choix de l’action : Sélectionnez “Mise à jour globale des utilisateurs” dans l’interface d’import.
Import du fichier : Ajoutez un fichier .xls ou .csv contenant tous les utilisateurs à conserver actifs, ainsi que ceux à créer.
Tous les champs à mettre à jour doivent être présents dans le fichier (ex. : nom, adresse, date d'arrivée, etc.).
Il est possible d’ajouter ou de modifier des données via cet import, mais il n’est pas possible de supprimer une information en laissant une cellule vide.
⚠️ Important : tout utilisateur absent du fichier sera automatiquement désactivé.
Correspondance des champs : Comme pour tous les imports, une correspondance automatique est proposée entre les colonnes de votre fichier et les champs attendus.
Vous pouvez ajuster manuellement si besoin.
Traitement en arrière-plan : L’import est traité de façon asynchrone. Vous recevrez une notification par email une fois le traitement terminé.
Récapitulatif complet à valider : Un résumé clair vous est présenté, comprenant :
Utilisateurs modifiés et la nature de la modification
Nouveaux utilisateurs créés (s’ils n’existaient pas)
Utilisateurs désactivés (car absents du fichier)
Éventuelles erreurs
Validation manuelle : Aucun changement n’est appliqué tant que vous ne validez pas le récapitulatif.
5.2. Option 2 : Modifier certaines informations ciblées et certains utilisateurs
Choix de l’action : Sélectionnez “Modification des utilisateurs” dans l’interface d’import.
Sélection et export des bénéficiaires à modifier (facultatif mais recommandé)
Pour faciliter l'opération, vous pouvez :
Filtrer un groupe d’utilisateurs directement depuis la plateforme par critères
Exporter cette liste pour obtenir un fichier prêt à être modifié
Cela vous garantit d’avoir le bon format, avec les bonnes colonnes (email, nom, etc.)
Modification du fichier : Mettez à jour uniquement les informations nécessaires (par exemple : rôle, prénom, équipe).
Tous les champs non modifiés resteront inchangés côté plateforme.
Import du fichier modifié : Importez le fichier actualisé (formats .xls ou .csv) contenant uniquement les utilisateurs à modifier.
Cet import ne permet ni de créer, ni de désactiver des utilisateurs.
Correspondance des champs : Une correspondance automatique est proposée entre vos colonnes et les champs attendus.
Il est essentiel d’indiquer clairement l’identifiant unique de l’utilisateur (ex. : email, identifiant HappyPal, ou matricule RH).
Traitement en arrière-plan : L’import est traité en asynchrone. Une notification mail vous est envoyée une fois le traitement terminé.
Récapitulatif à valider : Vous accédez à un résumé des lignes modifiées et des erreurs éventuelles.
Validation manuelle : Aucun changement n’est appliqué tant que vous ne validez pas le récapitulatif.
6. Où retrouver mes imports passés ?
Une nouvelle page dédiée à la gestion des imports est disponible dans votre espace admin.
Vous y trouverez :
La date et le type de chaque import (ajout, modification, désactivation…)
Le statut (traitement en cours, validé, erreur,...)
Le récapitulatif de l’import avec les données impactées
Le fichier source utilisé, téléchargeable à tout moment
Idéal pour garder un historique clair, comprendre d’éventuels changements ou corriger des erreurs.
Attention, l'import est une action définitive et entraînera la modification permanente de la base de données utilisateurs. Une fois confirmée, l'importation ne pourra plus être annulée, et les modifications (ajouts, mises à jour, désactivations) seront appliquées immédiatement.
7. Bonnes pratiques avant de vous lancer
Vérifiez la présence de l’email dans votre fichier (colonne obligatoire dans tous les cas).
Pour éviter de désactiver des utilisateurs par erreur, utilisez la mise à jour ciblée plutôt que l’import global si vous ne travaillez pas avec une base complète.
Consultez toujours le récapitulatif avant de valider, surtout si l’import concerne un grand volume.