1. Qu’est-ce que le Module Trésorerie ?
Le Module Trésorerie vous permet de :
suivre les flux financiers de votre portefeuille,
gérer vos opérations
valider les virements vers les bénéficiaires après validation de leurs demandes de remboursement (depuis le module Subventions)
2. Comment activer le module Trésorerie ?
Accès réservé à un seul administrateur
Pour chaque organisation, un seul administrateur est autorisé à :
réaliser l’intégralité du processus d’inscription,
accéder au Module Trésorerie.
ℹ️ Très bientôt, vous pourrez donner accès au module Trésorerie à d’autres administrateurs, si vous le souhaitez.
Cet administrateur reçoit un email d’HappyPal contenant :
l’accès au module,
la liste des documents à préparer avant l'activation
L’accès au module se fait depuis l’Espace Admin HappyPal, dans la section Trésorerie.
Préparation et saisie des informations
Dans le module, l’administrateur doit renseigner :
les informations personnelles et l’adresse du représentant légal du CSE/entreprise,
les informations du CSE, ou de l’entreprise associée si le CSE ne possède pas son propre SIREN,
l’adresse du siège social du CSE ou de l’entreprise.
Redirection vers le parcours Swan
Une fois les informations initiales complétées, vous êtes redirigé vers le parcours de création de dossier Swan.
ℹ️ Très bientôt, vous pourrez donner accès au module Trésorerie à d’autres administrateurs, si vous le souhaitez.
⚠️ Si vous êtes un CSE : choisissez impérativement le type d’organisation « Autre ».
Certaines données sont pré-remplies par HappyPal, mais vous devez les vérifier et les compléter, notamment :
l’activité de votre organisation,
l’identité des “bénéficiaires effectifs” (UBO)
Concernant les “bénéficiaires effectifs” (UBO) :
Si vous êtes un CSE, les représentants du CSE, Secrétaire et Trésorier doivent être renseignés comme UBO (Représentant légal ou Autre).
Si vous êtes une entreprise, vous devez indiquer les personnes physiques détenant plus de 25 % des droits (actions, votes) ou toute personne exerçant un contrôle significatif sur la société.
⚠️ Munissez-vous de votre téléphone portable, car une vérification d’identité est requise pour finaliser l’inscription. Le passeport ou la carte d’identité est nécessaire.
Vérification et délais de traitement
Après envoi du dossier :
Swan analyse et vérifie les documents sous 1 à 2 jours ouvrés.
Le statut de votre dossier passe alors à « Vérification en cours ».
⚠️ Si votre dossier est incomplet lors de la première saisie, le délai de validation peut être rallongé.
Validation finale : mandat de prélèvement HappyPal
La dernière étape consiste à valider le mandat de prélèvement HappyPal, permettant à HappyPal de débiter votre portefeuille Swan lors du paiement des subventions.
Une fois cette étape complétée, il ne reste plus que la validation finale du dossier par Swan pour que l’activation soit entièrement finalisée.
⚠️ Munissez-vous de votre téléphone portable, car une vérification d’identité est requise pour valider le mandat de prélèvement HappyPal.
3. Suivi du dossier et demandes complémentaires
L’avancement de votre dossier Swan est consultable directement dans le Module Trésorerie.
Vous pouvez y consulter :
le statut actuel de votre dossier (ex. : vérification en cours, documents requis, vérifié),
les demandes d’informations ou de documents complémentaires formulées par Swan.
Dans un second temps, Swan vous demandera également plusieurs informations ou justificatifs supplémentaires pour finaliser la validation de votre compte.
Lorsque cela sera nécessaire, une section « Actions à réaliser » apparaîtra automatiquement dans le module.
Vous pourrez alors transmettre simplement les éléments demandés afin d’assurer la continuité du processus.
Documents qui peuvent être demandés par Swan selon votre situation
Dans le cadre de ses vérifications réglementaires, Swan peut vous demander les documents suivants selon que votre CSE soit référencé (avec SIREN) ou non référencé (sans SIREN).
Ces éléments sont requis dans le cadre des obligations de conformité et de validation de votre dossier.
⚠️Important : si la personne qui réalise l’ouverture du compte n’est pas un représentant légal du CSE (secrétaire ou trésorier) ou de l’entreprise, Swan demandera une procuration ainsi que la pièce d’identité du représentant légal afin de confirmer l’autorisation donnée.
📌 Cas 1 : CSE non référencé (sans SIREN)
Document | Description |
Justificatifs d’identité du secrétaire/trésorier | Pièces d’identité valides du secrétaire et/ou trésorier (carte d’identité/passeport). |
PV des élections du CSE signé | Permet de confirmer officiellement l’existence du CSE et l’identité des élus en fonction & la dotation budgétaire alloué au CSE |
PV désignant les responsables financiers signé | Indique clairement qui est autorisé à ouvrir et gérer le compte du CSE |
Kbis de l’entreprise | Sert à vérifier la structure juridique dont dépend le CSE. |
Lettre de lien avec l’entreprise parente (optionnel) | Document confirmant la relation entre le CSE et l’entreprise. Utile si certaines informations ne sont pas claires dans les PV ou le règlement. |
📌 Cas 2 : CSE référencé (avec SIREN)
Document | Description |
Justificatifs d’identité du secrétaire/trésorier | Pièces d’identité valides du secrétaire et/ou trésorier (carte d’identité/passeport). |
Certificat INSEE ou KBIS | Permet de vérifier l’existence du CSE, ses informations légales et son activité déclarée. |
PV des élections du CSE signé | Permet de confirmer officiellement l’existence du CSE et l’identité des élus en fonction & la dotation budgétaire alloué au CSE |
PV désignant les responsables financiers signé | Indique clairement qui est autorisé à ouvrir et gérer le compte du CSE |
Lettre de lien avec l’entreprise (optionnel) | Confirme le rattachement du CSE à l’entreprise concernée. |
Règlement intérieur du CSE (optionnel) |
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📌 Cas 3 : Entreprise (si vous n’êtes pas un CSE)
Document | Description |
Justificatifs d’identité du représentant légal | Confirment l’identité des responsables légaux de l’entreprise (carte d’identité/passeport). |
Certificat INSEE ou KBIS | Permet de vérifier l’existence du CSE, ses informations légales et son activité déclarée. |
Statuts de l’entreprise | Fournissent les informations sur la structure, l’objet et la gouvernance de l’entreprise. |
PV désignant les responsables financiers | Indique clairement qui est autorisé à gérer le compte |
Dernière déclaration d’impôt sur les sociétés | Permet de vérifier l’activité économique réelle de l’entreprise et d’en confirmer la transparence financière. |
Règlement intérieur du CSE (optionnel) |
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4. Partenariat avec Swan
Nos explications et procédures peuvent évoluer en fonction des règles et exigences définies par Swan, notre partenaire. Happypal agit uniquement comme tiers accompagnateur : toutes les demandes, vérifications et décisions prises par Swan relèvent de leur seule responsabilité, et nous ne pouvons pas intervenir à leur place.
Dans le cadre de leurs vérifications réglementaires, Swan pourra également vous demander des documents complémentaires.
Cependant, nous restons pleinement disponibles pour vous assister dans toutes vos démarches avec eux, afin de vous aider à respecter leurs exigences et garantir une activation fluide de votre Module Trésorerie.