Les subventions de remboursement sont des sommes allouées qui permettent aux collaborateurs de soumettre directement leurs factures en quelques clics depuis l'interface, sans avoir à dépenser sur la plateforme. Ces subventions offrent ainsi une certaine liberté de consommation.
Les factures soumises par les utilisateurs doivent concerner uniquement l'achat de services en lien avec la catégorie de la subvention mise en place par l'administrateur (Culture & Loisirs, Vacances, Sport, etc.).
Les étapes de création
Tout d’abord, dans le mode admin, cliquez sur le bouton Subventions puis sur Créer une subvention qui se fera en six étapes :
Si votre subvention respecte les règles URSSAF, choisissez Subvention exonérée et donnez un nom à votre subvention (Ex. Subvention Sport), puis cliquez sur Continuer.
Vous trouverez deux onglets, choisissez celui de droite Autres subventions (sport, culture, loisirs, vacances) puis sélectionnez le domaine souhaité
Pour le format, choisissez Cagnotte. Puis sélectionnez Remboursement,
Configurez les dépenses éligibles
Par défaut, toutes les catégories éligibles du schéma sont sélectionnées. Vous pouvez affiner ou laisser tel quel.
Type de remboursement possible :
Montant libre,
Remboursement partiel.
Un champ "Détail des dépenses éligibles" est pré-rempli pour informer les collaborateurs.
Vous pouvez préciser votre politique de traitement (délais, rythme de validation, etc.).
Ciblez les bénéficiaires et choisissez :
Tous les bénéficiaires,
ou appliquez un ciblage par critère ou sélection manuelle
Vous pouvez également inclure :
les conjoint
et/ou les enfants des bénéficiaires.
exemple: si vous mettez en place une cagnotte de 50€, et que vous sélectionnez conjoint, alors le bénéficiaire recevra 2x50€ (1x pour lui et une fois pour son conjoint).
Option importante :
Si vous souhaitez figer la liste des bénéficiaires à ceux présents dans l’entreprise au moment de la création, cochez "Figer la liste des bénéficiaires".
Si vous souhaitez inclure les futurs collaborateurs, cochez "Aux bénéficiaires actuellement éligibles et à ceux qui le deviendront à l’avenir (inclus les futures arrivées)."
Choisissez une date de début et une date de fin de validité.
Il faut compter au minimum une semaine entre la création de la subvention et sa publication effective pour vos utilisateurs.
Choisissez ensuite le montant par bénéficiaire pour voir apparaitre votre Simulation de budget sur la droite de l’écran.
Pour finir, cliquez sur Valider et voir le récapitulatif pour finaliser la création de cette subvention.
Si vos fonds ne sont pas suffisants, vous pourrez sauvegarder et revenir plus tard afin de réaliser votre versement sur votre wallet.